Sé profesional por email
El correo electrónico continúa siendo el medio más popular en la comunicación organizacional interna y externa de las empresas, ya sea por practicidad o tradición. Desafortunadamente, como cualquier herramienta, tiene desventajas y no siempre es eficaz. ¿La razón? Solemos malinterpretar los mensajes. En el trabajo, sobre todo, debe usarse con precaución, ya que un uso incorrecto puede ser peligroso e incluso costarte tu empleo. Por simple etiqueta y profesionalismo, resulta imprescindible aprender las normas y conductas aceptables, asegurando que el mensaje que queremos transmitir es leído, comprendido y puesto en práctica correctamente. Para que evites un momento desagradable como consecuencia de mal entendidos, te invito a que la próxima vez que necesites redactar un correo electrónico profesional consideres lo siguiente:
Valora si el correo electrónico es la mejor vía de comunicación.
En muchas ocasiones, cabe preguntarse si el correo electrónico es la forma más apropiada de transmitir el mensaje, pues tal vez logres un mejor resultado con una llamada por teléfono o una interacción cara a cara. Imagina que tienes que dar una retroalimentación personalizada o con complejidad emocional; los temas que son sumamente sensibles no deben ser compartidos a través de correo electrónico, ya que son más susceptibles de causar falibilidad y errores de juicio.
Ten claro quién es tu audiencia.
¿Estás hablando con un colega o con un supervisor? ¿Se trata de un proveedor o un Cliente? Antes de contestar cualquier mensaje, tómate el tiempo de confirmar el o los destinatarios para no enviárselo a la persona equivocada. Recuerda, aunque puede parecer apropiado utilizar emoticones con un compañero con el que tienes una buena relación, no te lo recomendamos si es un correo dirigido a un Cliente. Independientemente de quien se trate, mantén siempre un lenguaje profesional.
Define el propósito del correo.
Cuando sabes lo que quieres, es más sencillo precisar las acciones para conseguirlo. Lo mismo ocurre al escribir un correo electrónico. Si tienes claro el propósito, será muy difícil que te desvíes de él.
Asegúrate que el mensaje representa el propósito del correo.
Tendemos a asociar los correos extensos con profesionalismo. No hay preconcepción más errónea. La prioridad siempre debe ser escribir mensajes claros, precisos y concisos que no perjudiquen el tono del mismo. Si puedes reducir el contenido a lo más básico, sin perder el sentido ni el aspecto humano, adelante. Nunca olvides que en cuestiones de comunicación “menos es más”.
Verifica que el mensaje sea entendible.
Después de redactar el texto, tómate el tiempo de releerlo y considera cómo será interpretado (también te servirá para la corrección gramatical y ortográfica). Revisa tu tono, si no estás seguro de cómo será percibido, encuentra la mejor manera de hacerlo; esto es relevante sobre todo cuando el correo va dirigido a más de una persona. Lo que menos quieres es que tus palabras sean tergiversadas. El gran beneficio del correo electrónico es su naturaleza inmediata, pero se vuelve irrelevante si somos descuidados en la preparación y redacción del mismo. Esto suele provocar que el destinatario tenga que realizar un gran esfuerzo mental al recibir mensajes poco entendibles o que pueden malinterpretarse. Por eso, aunque se trate de unas cuantas líneas nada más, es indispensable que le otorgues 5 minutos a la redacción óptima del correo para asegurarte que el mensaje llegará justo como debe ser, ni más ni menos.
BONUS: Haz el esfuerzo de ser redundante en la comunicación. Utiliza todos los canales disponibles para conectar con otros; manda ese correo pero también confirma por teléfono que fue recibido. No dependas de una sola vía, tú eres el más perjudicado.
Fuentes:
Effective E-mail Communication
An Editor's Guide To Writing Ridiculously Good Emails
10 consejos para una comunicación eficaz y profesional a través del correo electrónico